Hootsuite es una herramienta muy conocida y bastante útil para la gestión de redes sociales en el Marketing Online que en su versión gratuita ofrece funcionalidades muy interesantes.  Es la herramienta que utilizo para Gikvanna y facilita bastante el trabajo. De momento no nos detengamos en valoraciones sobre la herramienta,  es tema para una o varias publicaciones más.

Este artículo se enfoca en una funcionalidad llamada Bulk Message Uploader, que sería para programar mensajes/tweets por lote. Si conoces Hootsuite y has programado publicaciones con ella, te resultará útil porque además de ahorrar tiempo al no tener que ir una por una con cada publicación, sino que también permite mantener con vida tus perfiles de Twitter ya que puedes programar publicaciones durante el periodo de tiempo que desees: una semana entera, un mes, etc. Eso si, el máximo de publicaciones son 50.

Aunque el Community Manager deba publicar las últimas noticias del momento, porque de eso va Twitter en gran parte, pero también es cierto que hay contenidos que pueden distribuirse en el tiempo perfectamente y seguir siendo atractivos para los usuarios. Así evitas agobiar a los usuarios con excesivas publicaciones y a la vez evitas que tu Twitter parezca un pueblo fantasma sin ningún contenido reciente.

Y no sólo resulta útil para los Community Managers sino también para los bloggers que gestionan el perfil de Twitter propio o de su blog y quieren aprovecharlo para redirigir tráfico a su blog o para las pequeñas empresas que de momento no tienen a una persona dedicada al mantenimiento del Twitter pero quieren empezar en este mundo del Social Media.

En Google no encontré muchos artículos en español, salvo del propio Hootsuite, que profundizaran en los detalles técnicos así que espero éste os sea de ayuda.

 ¿Dónde se encuentra esta funcionalidad tan maravillosa?

En la pantalla principal de Hootsuite, hacemos clic en el ícono que parece un calendario:

Se despliega el calendario con un botón que dice: “Try the bulk message uploader”

Hacemos clic y nos sale:

De momento no podemos subir ningún archivo porque no lo tenemos preparado. Lo importante en este paso es fijarnos en el formato que nos indican en el mensaje y descargarnos el documento CSV de ejemplo.

Vamos a preparar nuestro documento. El formato CSV es bastante similar a un Excel, sus siglas quieren decir Comma-Separated Version. Es un documento cuyos datos están separado por “,”  para simular una tabla en la que las comas son las columnas. Es utilizado en programación como (una muy simple) base de datos por ejemplo.

Entonces antes preocuparnos de darles el formato apropiado con las comas, debemos tener claro lo siguiente:

  • Fecha de la publicación: día y hora (la hora debe ser un múltiplo de 5, es decir, terminar en 5 o 0)
  • Contenido o texto que cumpla con los 140 caracteres, hashtag a utilizar (si es el caso), menciones a otros perfiles, etc.
  • Enlace (si es el caso). Debería ser un enlace corto, así que preparadlos antes. Podéis utilizar el acortador de Hootsuite si lo utilizáis para vuestro seguimiento de resultados o la que sea de vuestra preferencia (bit.ly, etc.)

Una vez tengáis esto listo, hay que darle formato. Abrimos un documento de texto,  por ejemplo, en la Mac es con el TextEdit y en la PC es con el NotePad.

  • Escribimos una publicación por línea.
  • El día y fecha debe ir como DD/MM/YYYY HH:MM seguido por una coma. Ejemplo: 05/04/2012 12:45,
  • Luego abrimos comilla y copiamos el contenido o texto y cerramos comilla seguido por una coma Ejemplo: 05/04/2012 12:45, “Hola,Mundo #geek”,
  • Luego abrimos comilla y copiamos el enlace siempre incluyendo el http:// y cerramos comilla. Ejemplo: 05/04/2012 12:45, “Hola,Mundo #geek”,”http://miUrl.es”

Y en la siguiente línea repetimos el proceso con el resto de nuestras publicaciones.

El documento quedaría de la siguiente manera:

02/04/2012 12:40,”Pendrives de carton y personalizables por @monkeyzen #geek”,”http://ow.ly/9Z1uy”

03/04/2012 12:40,”Pendrives de patitas de gatos por @monkeyzen #cats #geek”,”http://ow.ly/9Z1AY”

12/04/2012 12:45,”Calculadora en forma de Lego #geek”,”http://ow.ly/9Z1Pe”

Recomiendo ampliamente que trabajéis esto en un documento de texto y no en Excel (que también acepta ese formato) porque es más lioso mantener el formato CSV.

Como veis, es posible incluir hashtags, URLs cortas, menciones a otros perfiles, acentos (muy importante!), etc. Vamos, un tweet de toda la vida!

Ahora volvamos a Hootsuite para subir nuestro documento y hacer que la magia suceda.

Volvemos al mismo punto en el que nos quedamos:

En el botón que dice “Choose File” buscamos el archivo .cvs donde tenemos nuestras publicaciones según el formato de Hootsuite.

En la sección “Account to post from” seleccionamos la cuenta de Twitter donde queremos que se publiquen los tweets que vamos a programar.

Una vez subido el documento y seleccionado el perfil de Twitter, hacemos clic en el botón Submit.

Si todo va bien, nos saldrá el siguiente mensaje:

Y podremos ver en la columna de Pending Tweets nuestros tweets programados con todo lo que especificamos:

Todo hay que decirlo. Esto no salió bien a la primera, sobre todo porque empecé utilizando el Excel en vez del TextEdit y si no se saben todos los trucos de la compatibilidad con el formato CVS, te dará muchos errores al intentar cargar el archivo en Hootsuite, o incluso te puede salir el mensaje de carga exitosa pero los tweets sólo tendrán la URL y nada de texto, o no tendrán los acentos sino unos símbolos celtas muy extraños. Así que es importante que utilicéis el documento de texto: KISS!!!  Keep It Simple, Sunshine!😉

Tampoco os preocupéis, es posible solucionar los errores con el Excel, sólo que eso lo dejaremos para un siguiente artículo.

Para finalizar, os dejo el enlace al sitio web de Hootsuite donde indican los pasos principales a seguir bastante más resumidos pero también obviando detalles importantes. En dicho enlace tenéis el documento CSV de ejemplo: Help HootSuite.

Espero que resulte de ayuda y cualquier duda o mejora o artículo relacionado por favor, compartidlo en el blog o en nuestro Twitter @gikvanna. Seguro que a nuestro prrrr-ofesor le encantará!